Hol deiner Kita die Zeit zurück.
HeDoKi digitalisiert Dokumentation, Verwaltung und Qualitätsmanagement in einem System.
HeDoKi aus anderen Blickwinkeln entdecken.
- Ich bin Träger
- Ich bin Erzieher:in
- Ich bin Elternteil
Über 10 Stunden pro Woche
gehen nicht ans Kind.
Mittelbare pädagogische Arbeit — Vorbereitung, Dokumentation, Elternarbeit — macht mehr als ein Viertel der Dienstzeit aus. Dokumentation ist darin der Teil, der am meisten Zeit kostet und am wenigsten Struktur hat: beobachten, festhalten, auswerten, nachweisen.
Zwischen Tür und Angel.
Beobachtungen entstehen im Gruppenraum und werden abends aus dem Gedächtnis nachgeschrieben. Was nicht sofort festgehalten wird, geht verloren.
Jede Kita dokumentiert anders.
Gewachsene Notizsysteme, Excel-Listen, Papiermappen. Für den Träger ist nicht vergleichbar, was am Ende in den Akten steht.
Nachweisen ist mehr als sammeln.
Ab 2027 müssen der Anteil der Kinder mit Förderplan und die Zahl der Sprachförderplanungen gemeldet werden. Aus Ordnern lässt sich das nicht herausrechnen.
27,3 % der Dienstzeit, bei einer Vollzeitstelle über 10 Stunden pro Woche. Erhebung per Tätigkeitsprotokoll bei 106 pädagogischen Fachkräften und 9 Leitungskräften in 9 Kitas. Institut für Bildung, Erziehung und Betreuung in der Kindheit (IBEB), Hochschule Koblenz, im Auftrag des Bistums Limburg. ⚠ Jahresangabe und Zahlen vor dem Livegang am Original prüfen.
Kita-Dokumentation einfach meistern.
HeDoKi ist kein weiteres Verwaltungsprogramm. Es ist der Ort, an dem Dokumentation, Wissen und Nachweis zusammenkommen.
Video bald verfügbar
- Eine zentrale digitale Kinderakte für jedes Kind
- Ein Wissensspeicher für alle Kita-Prozesse, Richtlinien und Formulare
- Abfragen per Sprache oder Text, statt Formulare zu suchen
Das neue KiBiz ist beschlossen. Stichtag ist der 1. August 2027.
Die Reform entlastet bei Verwaltungsverfahren und Verwendungsnachweisen und verschärft gleichzeitig, was in der pädagogischen Arbeit belegt werden muss.
Der Träger muss im Rahmen einer kontinuierlichen Qualitätsentwicklung und Personalqualifizierung dafür Sorge tragen, dass Sprachbildung für alle Kinder und die Förderung bei Unterstützungsbedarf verbindlich sichergestellt werden. In der pädagogischen Konzeption ist darzustellen, wie Maßnahmen geplant, umgesetzt und evaluiert werden.
Erhebung, Auswertung, Angebote für alle Kinder und bei festgestelltem Förderbedarf eine individuelle Sprachförderplanung, die regelmäßig zu überprüfen und anzupassen ist.
Beobachtung bleibt die Grundlage. Daraus entstehen zwei getrennte Prozesse: die Bildungsdokumentation auf prozessorientierten Instrumenten und die Entwicklungsstanderhebung mit standardisierten Verfahren. Neu ist auch: die Zustimmung der Eltern genügt in Textform, vorher war Schriftform nötig — erst das macht digitale Einwilligungen überhaupt möglich.
Erhebung zum 1. März, Abgabe bis 31. Juli über elektronische Systeme des Landes. Zu melden sind unter anderem der prozentuale Anteil der Kinder mit individuellem Förderplan und die Anzahl der Kinder mit individueller Sprachförderplanung.
Die fünf Paragraphen, für euren Träger übersetzt.
Beschlossen vom Landtag NRW am 16. Juli 2026, Drucksache 18/17575. Artikel 4 in Kraft seit 1. August 2026, die Artikel 2 und 3 ab 1. August 2027. Das Nähere zu Verfahren und Ausgestaltung der Dokumentation regelt laut § 18 eine Rechtsverordnung der Obersten Landesjugendbehörde — diese liegt noch nicht vor. [[TODO: § 48a — Betrag der Transformationsmittel. Der Entwurf nannte 200 Mio. €/Jahr, das Ministerium kommuniziert über 420 Mio. € Gesamtsumme ab Kita-Jahr 2027/28. Zwei Zahlen im Umlauf, hier bewusst nicht genannt.]] [[TODO: Fundstelle im GV. NRW. für das verkündete Änderungsgesetz fehlt noch.]]
Vom Beobachten bis zum Wirksamkeitsnachweis. In einem Ablauf.
Die Kinderakte ist modular aufgebaut. Jede Einrichtung nutzt, was sie braucht — und alles greift ineinander.
Stammdaten
Name, Notfallkontakte, medizinische Angaben. Rollenbasiert zugänglich.
Logbuch
Sammlung aller Beobachtungen, chronologisch und durchsuchbar.
Elterngesprächsprotokolle
Übergabedokumente und Nachweise, direkt aus dem Gespräch.
Förderziele
Konkrete SMART-Ziele, im Elterngespräch gemeinsam erarbeitet.
Kuno-Beller-Entwicklungstabelle
Pädagogisches Werkzeug, wissenschaftlich fundiert. Der ganzheitliche Blick auf das Kind.
Warum Kuno Beller.
Ein Verfahren, das alle beherrschen.
Statt zehn Verfahren parallel: eines, in dem alle Einrichtungen des Trägers geschult sind. Erst das macht Dokumentation zwischen Kitas vergleichbar — und damit für den Träger überhaupt auswertbar.
Pädagogisch, nicht diagnostisch.
Ein Werkzeug zur Beobachtung, kein Diagnosesystem. Deshalb entsteht in HeDoKi keine automatisierte Bewertung von Kindern.
Der Blick auf das ganze Kind.
Statt einzelner Entwicklungsfelder ein ganzheitliches Bild — Grundlage für individuelle Ziele und für die Gespräche mit den Eltern.
Einmal erheben sagt nichts.
Ein einzelner Entwicklungsstand ist ein Foto. Ob eine Maßnahme gewirkt hat, zeigt erst der Vergleich über Zeit. Genau deshalb verlangt § 19, dass Förderung geplant, umgesetzt und evaluiert wird — um eine wirksame Förderung sicherzustellen, nicht nur eine dokumentierte.
In HeDoKi läuft das ohne Doppelarbeit: Beobachtungen aus dem Logbuch speisen den Entwicklungsstand, daraus entstehen Förderziele, die ihr im Elterngespräch vereinbart, und Maßnahmen werden gegen das Ziel dokumentiert. In der nächsten Runde legt das Verlaufsprofil beide Stände übereinander.
- Beobachtung
- Entwicklungsstand
- Förderziele
- Maßnahmen
- Wirkung prüfen
- zurück zur Beobachtung
⚠ Offene Frage — nicht Teil der Seite
[[TODO: § 18 verlangt für die Entwicklungsstanderhebung ausdrücklich standardisierte Verfahren. Zu klären: deckt Kuno Beller das ab, oder braucht HeDoKi dafür ein zweites Verfahren? Die Antwort entscheidet, ob diese Sektion so stehen bleiben kann.]]
⚠ Korrektur — nicht Teil der Seite
[[TODO: Die frühere Aussage „BaSiK und Motorik Plus dürfen urheberrechtlich nicht digitalisiert werden” ist nicht haltbar: kitalino bietet beide Verfahren digital an, hat also offenbar Lizenzen. Bevor irgendeine urheberrechtliche Aussage auf die Seite kommt, muss die Lizenzlage geklärt sein.]]
Reale Unterstützung, angepasst an eure Kita.
Ein Wissensspeicher für Richtlinien, Formulare und QM-Dokumente — statt zwölf Ordner und drei Laufwerke.
Informationen finden sich gegenseitig, Routinen laufen automatisch: Reinigung, Kühlschrank, Fortbildung, Meldungen.
Nach DSGVO und EU AI Act entwickelt, Rollen- und Rechtekonzept, keine automatisierten Entscheidungen über Kinder.
Kein geschlossenes Programm, sondern Module — neue Pflichten lassen sich einbauen, statt auf ein Update zu warten.
Die Anbindung zur Simplen Hr Lösung Simpa ist bald verfügbar!
Bald verfügbar! Was Eltern sehen →
Die richtigen Werte
am richtigen Platz.
Menschlich.
KI unterstützt. Entscheidungen über Kinder trifft immer ein Mensch. Das ist kein Feature, das ist der erste Grundsatz.
Sicherheit ist eine Architekturentscheidung.
HeDoKi entsteht dort, wo Menschlichkeit, Unterstützung und Sicherheit zusammenkommen. Konkret heißt das: vier Entscheidungen, die im System verankert sind — nicht in einer Richtlinie.
Wir setzen auf eure bestehende Infrastruktur auf.
HeDoKi bringt keine zusätzlichen Datenverarbeiter mit. Es läuft in der Umgebung, die ihr schon habt — und für die ihr schon einen Auftragsverarbeitungsvertrag habt. Kein weiterer Anbieter, kein weiterer Vertrag, keine zusätzliche Prüfung.
Sechs Rollen, klar getrennt.
Kita-Leitung, Gruppenleitung, Bezugserzieher, Fachkraft, Qualitätsbeauftragte und Systemadministration. Das ist keine Komfortfunktion: § 20 Abs. 2 KiBiz verlangt, dass gespeicherte Daten nur denen zugänglich sind, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Datenschutz by Design.
Art. 25 DSGVO: datensparsame Abläufe und nachvollziehbare Einträge sind im System angelegt. Entwickelt nach DSGVO, BDSG und EU AI Act, mit Blick auf SGB VIII.
Keine automatisierten Entscheidungen über Kinder.
Die KI schlägt Formulierungen vor und findet Informationen. Bewerten und entscheiden tun Fachkräfte. Und weil Kuno Beller kein Diagnosesystem ist, entsteht in HeDoKi gar keine automatisierte Bewertung von Kindern.
[[TODO: AI-Act-Risikoklasse. Nie beantwortet. Anhang III führt Bildungssysteme als Hochrisiko, wenn sie Lernende bewerten. HeDoKi erzeugt Entwicklungsdokumentation über Kinder. „Minimales Risiko” ist plausibel (Kuno Beller = nicht diagnostisch), aber unbelegt.]]
Zwei Arten von Software. Und die Lücke dazwischen.
Der Markt teilt sich in zwei Lager. Verwaltungssoftware kann Personal, Finanzen, Anmeldung und Statistik. Dokumentations-Apps können Beobachtungsverfahren, Portfolios und Lerngeschichten. Beide sind in ihrem Feld stark. Keines von beiden leistet den Schritt danach — aus Dokumentation einen Nachweis machen, der einer Prüfung standhält, und das Qualitätsmanagement mitbringen, das § 19 vom Träger verlangt.
| Verwaltungssoftware | Dokumentations-Apps |  | |
|---|---|---|---|
| Verwaltung: Personal, Finanzen, Anmeldeportal | — | — | |
| Auswahl aus mehreren Beobachtungsverfahren | — | — | |
| Portfolio und Lerngeschichten | — | ||
| Förderkreislauf mit Wirksamkeitsnachweis | — | — | |
| Qualitätsmanagementsystem inklusive | — | — | |
| Kindeswohlgefährdung nach § 8a im System | — | — | |
| KI-Assistent für Abfragen und Formulierungen | — | — | |
| Wissensspeicher für alle Kita-Prozesse | — | — | |
| Läuft in eurer bestehenden Infrastruktur | — | — | |
| Prüfungsfeste Ablagestruktur (GPA) | — | — |
Wann ihr besser zu einem anderen greift
Wer Personalverwaltung, Finanzbuchhaltung und ein Anmeldeportal braucht, ist mit einer klassischen Verwaltungssoftware besser bedient. Wer aus zehn Beobachtungsverfahren auswählen will, mit einer spezialisierten Dokumentations-App. HeDoKi arbeitet bewusst mit einem Verfahren und baut darauf den Nachweis — über offene Schnittstellen kann es neben einem bestehenden System laufen.
[[TODO: Preismodell offen — solange offen, keine Preiszeile in dieser Tabelle.]] [[TODO: Verwaltungsumfang-Widerspruch — die Zeile „Verwaltung: Personal, Finanzen, Anmeldeportal” sagt HeDoKi kann das nicht, das Praxisworkshop-Deck nennt aber Belegung, Betriebserlaubnisse, 47er-Meldungen und Dienstplanlogik.]] [[TODO: „Kindeswohlgefährdung nach § 8a im System” als Differenzierer behauptet, Funktionsumfang aber nirgends beschrieben.]] [[TODO: Konkrete Schnittstellen — die Seite behauptet an mehreren Stellen „offene Schnittstellen”, benennt aber keine.]]
Entstanden in einer Kita.
Nicht am Schreibtisch.
HeDoKi wurde für den KreisSportBund Borken e.V. entwickelt — einen Träger mit elf Kitas, zwei Jahre lang gemeinsam mit Leitungen und Fachkräften. Seit Juli 2026 im Realbetrieb.
11
KItas
Juli 2026
im Realbetrieb
XX %
Ziel: weniger Zeit für Verwaltung
[[TODO: Zitat KSB Borken einholen — Freigabe liegt vor, das Zitat selbst fehlt noch.]]
Fragen, die Träger uns stellen.
Das entscheidet euer Funktionsumfang. HeDoKi deckt Dokumentation, Nachweis und Qualitätsmanagement in einer Tiefe ab, die klassische Verwaltungssoftware nicht hat — dafür nicht deren ganze Breite. Über offene Schnittstellen kann HeDoKi neben einem bestehenden System laufen. In der Praxis entscheiden sich Träger meist für einen Weg. Wir sagen euch im Erstgespräch offen, welcher bei euch der günstigere ist.
HeDoKi ist nicht die breiteste Lösung am Markt, und das ist Absicht. Wer ein umfassendes Verwaltungspaket mit Anmeldeportal, Verpflegungsabrechnung und Debitorenbuchhaltung sucht, findet das bei anderen. Wir bauen die Tiefe, die Dokumentation und Qualitätsnachweis brauchen.
Nein. HeDoKi bringt eines mit. Das ist der Unterschied zu Software, die ein bestehendes QM nur abbildet.
Das Preismodell steht noch nicht final und wir schreiben lieber nichts hin, als etwas, das sich ändert. Im Erstgespräch nennen wir eine belastbare Größenordnung für euren Träger.
In eurer eigenen Microsoft-365-Umgebung. HeDoKi arbeitet darin, überträgt keine Daten an Dritte, und wir haben keinen Zugriff auf eure Inhalte.
Berechtigte Frage, denn Dokumentationssysteme können zur Leistungskontrolle missbraucht werden. HeDoKi ist dafür nicht gebaut: Die Rollen regeln fachlichen Zugriff, nicht Überwachung. Wir stellen die Unterlagen bereit, die eine Mitbestimmung braucht.
Das hängt davon ab, wie klar eure Prozesse beschrieben sind. Eine verlässliche Zahl nennen wir erst, wenn wir sie an mehreren Trägern gemessen haben.
Dann ändern sich Details, nicht die Richtung. Dokumentationspflichten und Qualitätsnachweise nehmen seit 2008 in jeder Reform zu. HeDoKi ist modular gebaut, damit neue Anforderungen einziehen können, ohne dass ihr das System wechseln müsst.
Ja. Die Dokumentationslogik ist nicht landesspezifisch. Die gesetzlichen Bezüge auf dieser Seite beziehen sich auf NRW, weil wir dort starten.
30 Minuten.
HeDoKi in Action.
Wir zeigen euch die Kinderakte an einem echten Beispiel und rechnen mit euch durch, was das für euren Träger bedeutet. Wenn HeDoKi nicht passt, sagen wir das im Gespräch.