Dokumentieren, ohne den Gruppenraum zu verlassen.
Diktieren statt abends nachschreiben. Fragen statt Ordner durchsuchen.
HeDoKi aus anderen Blickwinkeln entdecken.
- Ich bin Träger
- Ich bin Erzieher:in
- Ich bin Elternteil
Dokumentiert alles,
bevor der Tag vorbei ist.
Der Eintrag entsteht, während du bei den Kindern bist. Nicht abends aus dem Gedächtnis. Was du sagst, wird zum Text. Du prüfst ihn und gibst ihn frei.
Du sprichst die Beobachtung im Gruppenraum ein, statt sie bis zum Abend im Kopf zu behalten. Nichts geht unterwegs verloren.
Aus deinen Stichworten entsteht ein Text, der auch für Eltern und Grundschule tragfähig ist. Prüfen und freigeben bleibt bei dir.
Verlauf, Förderziele und frühere Protokolle stehen an einer Stelle. Du musst nicht vorher drei Ordner durchsuchen.
Kita-Dokumentation einfach meistern.
HeDoKi ist kein weiteres Verwaltungsprogramm. Es ist der Ort, an dem Dokumentation, Wissen und Nachweis zusammenkommen.
Video bald verfügbar
- Eine zentrale digitale Kinderakte für jedes Kind
- Ein Wissensspeicher für alle Kita-Prozesse, Richtlinien und Formulare
- Abfragen per Sprache oder Text, statt Formulare zu suchen
Stimmen aus dem Alltag.
Kita Lummerland
„Die Kommunikation mit dem Jugendamt fällt mir deutlich leichter, da ich über HeDoKi schnell auf alle entscheidenden Informationen zugreifen kann.“
Kita Abenteuerland
„Ich freue mich auf die Arbeit mit HeDoKi, weil die gesamte Dokumentation dadurch so viel einfacher wird.“
Kita Burg Wunderland
„Das System ist so übersichtlich und strukturiert aufgebaut, dass wir kaum Einarbeitungszeit benötigen und somit mehr wertvolle Zeit für die Arbeit mit den Kindern gewinnen.“
Kita Kreisel
„Über die grafische Übersicht erfassen wir den aktuellen Lernbereich eines Kindes sofort. Dadurch können wir passende Angebote viel schneller planen – selbst wenn man das Kind noch gar nicht gut kennt.“
Kita Wasserburg
„Die Essenszubereitung geht mir leicht von der Hand, weil ich alle relevanten Angaben bereits vorsortiert und im vollen Überblick vorliegen habe.“
Träger
„HeDoKi bedeutet für uns einen entscheidenden Entwicklungsschritt: Wir reduzieren den administrativen Aufwand auf ein Minimum, optimieren unsere Prozesse und schaffen so wieder deutlich mehr Raum für die pädagogische Arbeit mit den Kindern.“
Kita Lummerland
„Es gibt mir enorme Sicherheit, sofort nachsehen zu können, wer zur Abholung eines Kindes berechtigt ist. Im Zweifelsfall muss niemand erst umständlich Papierakten wälzen.“
Kita Wasserburg
„Elterngespräche lassen sich jetzt viel schneller und unkomplizierter vorbereiten.“
Qualitätsmanagement
„Es ist ein fantastischer Vorteil, dass wir über das RAG-System der KI jederzeit sekundenschnell auf den gesamten Bestand unserer schriftlichen Dokumente und Informationen zugreifen können.“
Kita Villa Purzelbaum
„Wir können Eltern nun viel anschaulicher aufzeigen, wo ihr Kind in der Entwicklung steht, und gezielt Förderpotenziale ableiten.“
Kita Abenteuerland
„Die automatische Erstellung der Monatsabrechnungslisten ist eine unglaubliche Erleichterung. Was früher Stunden gedauert hat, ist jetzt mit einem Klick innerhalb einer Minute als Export fertig für die Buchhaltung.“
Kita Waldburg
„Ich fühle mich im Alltag viel sicherer, weil ich jederzeit schnell nachsehen kann, welche Unverträglichkeiten oder Medikationen bei einem Kind vorliegen.“
So arbeitest du mit HeDoKi.
Drei Helfer für den Kita-Alltag. Keine drei Programme, sondern drei Wege, mit HeDoKi zu arbeiten: fragen, sprechen, schreiben. Vorschlagen dürfen sie. Entscheiden tust du.
„Wie ist der Ablauf bei einer Beschwerde?“ Antwort in Sekunden.
Beobachtung im Gruppenraum diktieren. HeDoKi macht Text daraus.
Elternbriefe, Protokolle und Berichte formulieren und bearbeiten.
Vom Beobachten bis zum Wirksamkeitsnachweis. In einem Ablauf.
Die Kinderakte ist modular aufgebaut. Jede Einrichtung nutzt, was sie braucht, und alles greift ineinander.
Stammdaten
Name, Notfallkontakte, medizinische Angaben. Rollenbasiert zugänglich.
Logbuch
Sammlung aller Beobachtungen, chronologisch und durchsuchbar.
Elterngesprächsprotokolle
Übergabedokumente und Nachweise, direkt aus dem Gespräch.
Förderziele
Konkrete SMART-Ziele, im Elterngespräch gemeinsam erarbeitet.
Kuno-Beller-Entwicklungstabelle
Pädagogisches Werkzeug, wissenschaftlich fundiert. Der ganzheitliche Blick auf das Kind.
Einmal erheben sagt nichts.
Ein einzelner Entwicklungsstand ist ein Foto. Ob eine Maßnahme gewirkt hat, zeigt erst der Vergleich über Zeit. Deshalb verlangt § 19, dass Förderung geplant, umgesetzt und evaluiert wird: wirksam, nicht nur dokumentiert.
In HeDoKi läuft dieser Kreislauf ohne Doppelarbeit: Beobachtungen aus dem Logbuch speisen den Entwicklungsstand, Förderziele vereinbart ihr im Elterngespräch. In der nächsten Runde legt das Verlaufsprofil beide Stände übereinander.
- Beobachtung
- Entwicklungsstand
- Förderziele
- Maßnahmen
- Wirkung prüfen
- zurück zur Beobachtung
Reale Unterstützung, angepasst an eure Kita.
Ein Wissensspeicher für Richtlinien, Formulare und QM-Dokumente statt zwölf Ordner und drei Laufwerke.
Informationen finden sich gegenseitig, Routinen laufen automatisch: Reinigung, Kühlschrank, Fortbildung, Meldungen.
Per Sprache oder Text, Antwort in Sekunden.
Nach DSGVO und EU AI Act entwickelt, Rollen- und Rechtekonzept, keine automatisierten Entscheidungen über Kinder.
Kein geschlossenes Programm, sondern Module: Neue Pflichten lassen sich einbauen, statt auf ein Update zu warten.
Die Anbindung an die HR-Lösung Simpa ist bald verfügbar.
Das Elternmodul ist bald verfügbar.
Die richtigen Werteam richtigen Platz.
Menschlich.
KI unterstützt. Entscheidungen über Kinder trifft immer ein Mensch. Das ist kein Feature, das ist der erste Grundsatz.
Unterstützend.
Klare, digitale Prozesse. HeDoKi nimmt euch nicht die pädagogische Arbeit ab, sondern alles, was drumherum liegt.
Sicher.
Jede Person sieht genau das, was sie für ihre Arbeit braucht. Sechs Rollen, klar getrennt.
Sicherheit ist eine Architekturentscheidung.
Sicherheit steht bei HeDoKi nicht in einer Richtlinie, sondern im System. Vier Entscheidungen, die wir beim Bauen getroffen haben.
Wir setzen auf eure bestehende Infrastruktur auf.
HeDoKi bringt keine zusätzlichen Datenverarbeiter mit. Es läuft in der Umgebung, die ihr schon habt und für die ihr schon einen Auftragsverarbeitungsvertrag habt. So kommt kein weiterer Anbieter dazu, kein weiterer Vertrag und keine zusätzliche Prüfung.
Sechs Rollen, klar getrennt.
Kita-Leitung, Gruppenleitung, Bezugserzieher, Fachkraft, Qualitätsbeauftragte und Systemadministration. § 20 Abs. 2 KiBiz verlangt, dass gespeicherte Daten nur denen zugänglich sind, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Die sechs Rollen setzen genau das um.
Datenschutz by Design.
Art. 25 DSGVO: HeDoKi erhebt von vornherein nur, was gebraucht wird, und jeder Eintrag bleibt nachvollziehbar. Entwickelt nach DSGVO, BDSG und EU AI Act, mit Blick auf SGB VIII.
Keine automatisierten Entscheidungen über Kinder.
Die KI schlägt Formulierungen vor und findet Informationen. Bewerten und entscheiden tun Fachkräfte. Auch die Kuno-Beller-Tabelle stellt keine Diagnose, sondern ordnet Beobachtungen ein — die Einschätzung bleibt beim Team.