Hol deiner Kita die Zeit zurück.
HeDoKi verknüpft Dokumentation, Wissen und Nachweis in einem System.
HeDoKi aus anderen Blickwinkeln entdecken.
Über 10 Stunden pro Woche
gehen nicht ans Kind.
Vorbereiten, dokumentieren, Elterngespräche führen: über ein Viertel der Dienstzeit geht für Arbeit drauf, die zur Pädagogik gehört, aber nicht im Gruppenraum passiert.
Der größte Anteil davon entfällt auf die Dokumentation. Sie ist zugleich der am wenigsten geregelte Teil: beobachtet, festgehalten, ausgewertet und nachgewiesen wird in jeder Einrichtung anders.
Beobachtungen entstehen im Gruppenraum und werden abends aus dem Gedächtnis nachgeschrieben. Was bis dahin niemand notiert hat, ist weg.
Die eine führt Excel-Listen, die nächste Papiermappen, die dritte ein über Jahre gewachsenes Notizsystem. Für den Träger ist nicht vergleichbar, was am Ende in den Akten steht.
In den Papierbergen steht alles. Als Zahl steht dort nichts. Wer eine belastbare Auskunft über alle Einrichtungen braucht, blättert sich durch jede Akte einzeln.
27,3 % der Dienstzeit, bei einer Vollzeitstelle über 10 Stunden pro Woche. Erhebung per Tätigkeitsprotokoll bei 106 pädagogischen Fachkräften und 9 Leitungskräften in 9 Kitas. Institut für Bildung, Erziehung und Betreuung in der Kindheit (IBEB), Hochschule Koblenz, im Auftrag des Bistums Limburg.
Was ist HeDoKi?
HeDoKi ist kein weiteres Verwaltungsprogramm. Es ist der Ort, an dem Dokumentation, Wissen und Nachweis zusammenkommen.
- Eine zentrale digitale Kinderakte für jedes Kind
- Ein Wissensspeicher für alle Kita-Prozesse, Richtlinien und Formulare
- Abfragen per Sprache oder Text, statt Formulare zu suchen
Stimmen aus dem Alltag.
Kita Lummerland
„Die Kommunikation mit dem Jugendamt fällt mir deutlich leichter, da ich über HeDoKi schnell auf alle entscheidenden Informationen zugreifen kann.“
Kita Abenteuerland
„Ich freue mich auf die Arbeit mit HeDoKi, weil die gesamte Dokumentation dadurch so viel einfacher wird.“
Kita Burg Wunderland
„Das System ist so übersichtlich und strukturiert aufgebaut, dass wir kaum Einarbeitungszeit benötigen und somit mehr wertvolle Zeit für die Arbeit mit den Kindern gewinnen.“
Kita Kreisel
„Über die grafische Übersicht erfassen wir den aktuellen Lernbereich eines Kindes sofort. Dadurch können wir passende Angebote viel schneller planen – selbst wenn man das Kind noch gar nicht gut kennt.“
Kita Wasserburg
„Die Essenszubereitung geht mir leicht von der Hand, weil ich alle relevanten Angaben bereits vorsortiert und im vollen Überblick vorliegen habe.“
Träger
„HeDoKi bedeutet für uns einen entscheidenden Entwicklungsschritt: Wir reduzieren den administrativen Aufwand auf ein Minimum, optimieren unsere Prozesse und schaffen so wieder deutlich mehr Raum für die pädagogische Arbeit mit den Kindern.“
Kita Lummerland
„Es gibt mir enorme Sicherheit, sofort nachsehen zu können, wer zur Abholung eines Kindes berechtigt ist. Im Zweifelsfall muss niemand erst umständlich Papierakten wälzen.“
Kita Wasserburg
„Elterngespräche lassen sich jetzt viel schneller und unkomplizierter vorbereiten.“
Qualitätsmanagement
„Es ist ein fantastischer Vorteil, dass wir über das RAG-System der KI jederzeit sekundenschnell auf den gesamten Bestand unserer schriftlichen Dokumente und Informationen zugreifen können.“
Kita Villa Purzelbaum
„Wir können Eltern nun viel anschaulicher aufzeigen, wo ihr Kind in der Entwicklung steht, und gezielt Förderpotenziale ableiten.“
Kita Abenteuerland
„Die automatische Erstellung der Monatsabrechnungslisten ist eine unglaubliche Erleichterung. Was früher Stunden gedauert hat, ist jetzt mit einem Klick innerhalb einer Minute als Export fertig für die Buchhaltung.“
Kita Waldburg
„Ich fühle mich im Alltag viel sicherer, weil ich jederzeit schnell nachsehen kann, welche Unverträglichkeiten oder Medikationen bei einem Kind vorliegen.“
Das neue KiBiz ist beschlossen. Stichtag ist der 1. August 2027.
Bei Verwaltung und Verwendungsnachweisen fällt Aufwand weg. Pädagogische Arbeit muss künftig nachweisbar gestaltet sein.
Träger müssen sicherstellen, dass alle Kinder sprachlich gefördert werden, und dass die Fachkräfte dafür qualifiziert sind. In der pädagogischen Konzeption muss stehen, wie das geplant, umgesetzt und überprüft wird.
Erst erheben, dann auswerten, dann Angebote für alle Kinder. Wo Förderbedarf festgestellt wird, kommt ein individueller Sprachförderplan dazu, der regelmäßig überprüft und angepasst wird.
Beobachtung bleibt die Grundlage. Daraus werden zwei getrennte Wege: die Bildungsdokumentation, die den Verlauf begleitet, und die Entwicklungsstanderhebung mit einem standardisierten Verfahren.
Erhebung zum 1. März, Abgabe bis 31. Juli über elektronische Systeme des Landes. Zu melden sind unter anderem der prozentuale Anteil der Kinder mit individuellem Förderplan und die Anzahl der Kinder mit individueller Sprachförderplanung.
Beschlossen vom Landtag NRW am 16. Juli 2026, Drucksache 18/17575. Artikel 4 gilt seit 1. August 2026, die Artikel 2 und 3 ab 1. August 2027. Verfahren und Ausgestaltung der Dokumentation regelt laut § 18 eine Rechtsverordnung der Obersten Landesjugendbehörde, die noch nicht vorliegt.
Vom Beobachten bis zum Wirksamkeitsnachweis. In einem Ablauf.
Die Kinderakte ist modular aufgebaut. Jede Einrichtung nutzt, was sie braucht, und alles greift ineinander.
Stammdaten
Name, Notfallkontakte, medizinische Angaben. Rollenbasiert zugänglich.
Logbuch
Sammlung aller Beobachtungen, chronologisch und durchsuchbar.
Elterngesprächsprotokolle
Übergabedokumente und Nachweise, direkt aus dem Gespräch.
Förderziele
Konkrete SMART-Ziele, im Elterngespräch gemeinsam erarbeitet.
Kuno-Beller-Entwicklungstabelle
Pädagogisches Werkzeug, wissenschaftlich fundiert.
Einmal erheben sagt nichts.
Ein einzelner Entwicklungsstand ist ein Foto. Ob eine Maßnahme gewirkt hat, zeigt erst der Vergleich über Zeit. Deshalb verlangt § 19, dass Förderung geplant, umgesetzt und evaluiert wird: wirksam, nicht nur dokumentiert.
In HeDoKi läuft dieser Kreislauf ohne Doppelarbeit: Beobachtungen aus dem Logbuch speisen den Entwicklungsstand, Förderziele vereinbart ihr im Elterngespräch. In der nächsten Runde legt das Verlaufsprofil beide Stände übereinander.
- Beobachtung
- Entwicklungsstand
- Förderziele
- Maßnahmen
- Wirkung prüfen
- zurück zur Beobachtung
Reale Unterstützung, angepasst an eure Kita.
Ein Wissensspeicher für Richtlinien, Formulare und QM-Dokumente statt zwölf Ordner und drei Laufwerke.
Informationen finden sich gegenseitig, Routinen laufen automatisch: Reinigung, Kühlschrank, Fortbildung, Meldungen.
Per Sprache oder Text, Antwort in Sekunden.
Nach DSGVO und EU AI Act entwickelt, Rollen- und Rechtekonzept, keine automatisierten Entscheidungen über Kinder.
Kein geschlossenes Programm, sondern Module: Neue Pflichten lassen sich einbauen, statt auf ein Update zu warten.
Die Anbindung an die HR-Lösung Simpa ist bald verfügbar.
Das Elternmodul ist bald verfügbar.
Die richtigen Werteam richtigen Platz.
Menschlich.
KI unterstützt. Entscheidungen über Kinder trifft immer ein Mensch. Das ist kein Feature, das ist der erste Grundsatz.
Unterstützend.
Klare, digitale Prozesse. HeDoKi nimmt euch nicht die pädagogische Arbeit ab, sondern alles, was drumherum liegt.
Sicher.
Jede Person sieht genau das, was sie für ihre Arbeit braucht. Sechs Rollen, klar getrennt.
Sicherheit ist eine Architekturentscheidung.
Sicherheit steht bei HeDoKi nicht in einer Richtlinie, sondern im System. Vier Entscheidungen, die wir beim Bauen getroffen haben.
Wir setzen auf eure bestehende Infrastruktur auf.
HeDoKi bringt keine zusätzlichen Datenverarbeiter mit. Es läuft in der Umgebung, die ihr schon habt und für die ihr schon einen Auftragsverarbeitungsvertrag habt. So kommt kein weiterer Anbieter dazu, kein weiterer Vertrag und keine zusätzliche Prüfung.
Sechs Rollen, klar getrennt.
Kita-Leitung, Gruppenleitung, Bezugserzieher, Fachkraft, Qualitätsbeauftragte und Systemadministration. § 20 Abs. 2 KiBiz verlangt, dass gespeicherte Daten nur denen zugänglich sind, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Die sechs Rollen setzen genau das um.
Datenschutz by Design.
Art. 25 DSGVO: HeDoKi erhebt von vornherein nur, was gebraucht wird, und jeder Eintrag bleibt nachvollziehbar. Entwickelt nach DSGVO, BDSG und EU AI Act, mit Blick auf SGB VIII.
Keine automatisierten Entscheidungen über Kinder.
Die KI schlägt Formulierungen vor und findet Informationen. Bewerten und entscheiden tun Fachkräfte. Auch die Kuno-Beller-Tabelle stellt keine Diagnose, sondern ordnet Beobachtungen ein — die Einschätzung bleibt beim Team.
Entstanden in einer Kita.
Nicht am Schreibtisch.
HeDoKi wurde für den KreisSportBund Borken e.V. entwickelt, einen Träger mit elf Kitas. Zwei Jahre lang gemeinsam mit Leitungen und Fachkräften, seit Juli 2026 im Realbetrieb.
11
Kitas
Juli 2026
im Realbetrieb
~20 %
Ziel: weniger Zeit für Verwaltung
Was die Menschen sagen, die täglich damit arbeiten.
Kita Turmschlösschen
„Es ist eine riesige Erleichterung, endlich von diesen ganzen Papierbergen befreit zu sein.“
Geschäftsführung
„Ich bin unglaublich stolz darauf, dass HeDoKi direkt von unseren eigenen Fachkräften entwickelt wurde. Im Gegensatz zu vielen anderen Programmen dient es nicht primär der trägerseitigen Verwaltung, sondern bietet eine echte Hilfestellung für das Personal vor Ort.“
Kita Hula Dues
„Es ist eine unglaubliche Entlastung, nicht mehr unzählige parallele Listen pflegen zu müssen. Ich habe diesen Beruf schließlich gewählt, um mit Kindern zu arbeiten, und nicht, um endlose Listen zu führen.“
Kita Turmschlösschen
„Wenn wir mit dem System arbeiten, können wir bei Personalausfällen blitzschnell als Vertretung einspringen und behalten jederzeit den vollen Überblick.“
Kita Wasserburg
„Wegen meines Alters und der zunehmenden Digitalisierung hatte ich anfangs große Bedenken. Aber das System ist so intuitiv gestaltet, dass ich mich inzwischen richtig darauf freue, täglich damit zu arbeiten. Und wenn ich nicht weiterkomme, kann ich ja Kiki fragen.“
Eltern
„Über den QR-Code ist es ungemein komfortabel, das eigene Kind schnell und unkompliziert für einen oder mehrere Tage abzumelden.“
Landtagsabgeordnete
„Es ist ein unschätzbarer Vorteil, im Falle einer Kindeswohlgefährdung sofort fundierte und lückenlose Informationen griffbereit zu haben, um unverzüglich und sicher gemeinsam mit dem Jugendamt handeln zu können.“
Kita Schatzinsel
„Das Gruppentagebuch hilft mir ungemein, stetig den Überblick über das anwesende Personal und die anwesenden Kinder zu behalten – inklusive der Information, wer wann wo sein muss. Auch die automatisch generierten Evakuierungslisten geben mir im Ernstfall enorme Sicherheit.“
Fahrer
„Die digitalen Transportlisten sind eine enorme Erleichterung. Ich habe im Notfall sofort die Gewissheit, wie ich rechtssicher und richtig handeln muss.“
Pädagogische Teams
„Die schnelle Dokumentation ist von unschätzbarem Wert: einerseits über die Kuno-Beller-Tabelle auf Basis unserer KSB-Grundlagen, andererseits über das Logbuch. So lassen sich Beobachtungen zu jedem Kind sofort erfassen und die jeweiligen Bezugserzieher werden automatisch direkt darüber informiert.“
Kita Villa Purzelbaum
„Für mich ist entscheidend, dass die Mitarbeiter sich auf die Arbeit freuen. Man spürt einfach, dass das System von Fachkräften für Fachkräfte entwickelt wurde – es dient nicht der reinen Verwaltung, sondern optimiert echte Abläufe.“
Kita Hula-Hoop
„Ich finde es genial, dass jedes Kind einen eigenen SharePoint-Ordner hat, in den man direkt aus HeDoKi heraus Dokumente ablegen kann. So ist wirklich alles zentral an einem Ort gebündelt.“
Läuft auf den Geräten, die ihr schon habt.
Läuft im Browser.
Kein Download, keine Installation, kein Rollout auf jedes einzelne Gerät. Adresse aufrufen, anmelden, arbeiten.
Vom Rechner im Büro bis zum Tablet in der Gruppe.
Dieselbe Oberfläche auf Desktop, Tablet und Smartphone — sie richtet sich nach dem Bildschirm, nicht umgekehrt.
Keine neuen Geräte nötig.
HeDoKi setzt auf der Hardware auf, die ihr schon habt. Auch ältere Rechner und Tablets kommen damit zurecht.
Fragen, die Träger uns stellen.
30 Minuten.
HeDoKi in Action.
Wir zeigen euch die Kinderakte an einem echten Beispiel und rechnen mit euch durch, was das für euren Träger bedeutet. Wenn HeDoKi nicht passt, sagen wir das im Gespräch.